سرویس گوگل درایو چیست و چه کاربردی دارد؟ (Google Drive)

شاید شما هم در مورد سرویس Google Drive (گوگل درایو) شنیده باشید اما به طور دقیق ندانید که این سرویس چیست و چه کاربردی دارد! اگر اینطور است توصیه می‌کنیم این مقاله اختصاصی را از دست ندهید. در این مقاله می‌خواهیم ماهیت سرویس گوگل درایو (Google Drive) را برایتان شرح دهیم و شما را با کاربردهای اصلی آن آشنا کنیم. بنابراین با داتیسمارت همراه باشید.

آشنایی با سرویس های ذخیره سازی ابری (Cloud Storage)

پیش از اینکه در رابطه با سرویس گوگل درایو و ماهیت آن صحبت کنیم باید شما را با مفهوم سرویس های ذخیره سازی ابری یا همان “Cloud Storage” آشنا کنیم، چون گوگل درایو در واقع نوعی از سرویس های ذخیره سازی ابری است. سرویس ذخیره سازی ابری (Cloud Storage) در واقع بستر نرم افزاری اینترنتی است که به جای کامپیوتر روی  یک سرور راه‌اندازی می‌شود. این بهترین تعریفی است که می‌توان در یک جمله کوتاه برای سرویس های ذخیره سازی ابری ارائه کرد، اما شما درک مفهوم این موضوع با تعریف این چنینی کمی برایتان دشوار باشد، بنابراین باید توضیح ساده‌تری برای مشخص کردن ماهیت سرویس های ذخیره سازی ابری خدمتتان ارائه کنیم.

سرویس ذخیره سازی ابری در واقع مرجعی است که از طریق اینترنت به شما اجازه می‌دهد اطلاعات و فایل های خاص مورد نظرتان را در یک حافظه اینترنتی (روی سرویس های مجازی) ذخیره کنید. به عنوان مثال تصور کنید به جای اینکه عکس ها و ویدئو های خاطره‌انگیز خودتان را روی فلش مموری، هارد اکسترنال یا هارد SSD کامپیوترتان ذخیره کنید، بتوانید آن ها را در یک سرور مجازی آپلود نمایید و هر زمان تمایل داشتید با اتصال به اینترنت و ورود به اکانت خود در آن سرور مجازی به فایل های مذکور دسترسی پیدا کنید. این دقیقا کاری است که سرویس های ذخیره سازی ابری انجام می‌دهند. پس به طور کامل با مفهوم سرویس های ذخیره سازی ابری آشنا شدید. حالا خیلی راحت می‌توانید مفهوم سرویس گوگل درایو را هم درک کنید.

سرویس گوگل درایو چیست و چه کاربردی دارد؟ (Google Drive)

سرویس گوگل درایو (Google Drive) چیست؟

حالا که با مفهوم سرویس های ذخیره سازی ابری آشنا شدید به راحتی می‌توانید ماهیت سرویس Google Drive را هم درک کنید. گوگل درایو در واقع یک سرویس ذخیره سازی ابری است که به طور اختصاصی توسط شرکت بزرگ گوگل راه اندازی شده و ارائه می‌شود. هر کاربر با استفاده از اکانت گوگل خود یا همان جیمیل (Gmail) می‌تواند در گوگل درایو لاگین شود و اکانت اختصاصی خودش را داشته باشد. بدین ترتیب هر یک افرادی که یک جیمیل یا اکانت گوگل داشته باشند، می‌توانند از سرویس گوگل درایو هم استفاده کنند و در اکانت خود فایل ها و اطلاعاتی که نیاز دارند را آپلود کرده و در سرورهای مجازی گوگل ذخیره نمایند. برای دسترسی به فایل هایی که در اکانت Google Drive ذخیره می‌شوند، کافیست کاربر وارد سایت یا اپلیکیشن گوگل درایو شود و از بین لیست فایل ها و اطلاعاتی که در اکانت خود ذخیره کرده است، فایل مورد نظرش را انتخاب کند.

یکی از مسائلی که باید در مورد گوگل درایو و استفاده از آن بدانید این است که Google Drive محدود به یک سیستم خاصی نیست! یعنی برای اینکه بتوانید وارد اکانت گوگل درایو خودتان شوید و به فایل هایی که در آن ذخیره هستند دسترسی یابید، هیچ لزومی مبنی بر استفاده از لپ تاپ، کامپیوتر، تبلت یا گجت خاصی نخواهید داشت بلکه می‌توانید از هر سیستم و دستگاهی که قابلیت اتصال به اینترنت و اجرای مرورگر را داشته باشد وارد اکانت خود شده و به فایل های مورد نیازتان دسترسی یابید. بنابراین سرویس گوگل درایو منجر به سهولت در دسترسی به فایل ها و مدارک می‌شود. به عنوان مثال شما می‌توانید اسکن پاسپورت یا کارت ملی خودتان را در اکانت Google Drive خود ذخیره نمایید و بدین صورت از هر کجای دنیا که باشید، فقط با اتصال به اینترنت و لاگین شدن در اکانت گوگل درایوتان بتوانید به اسکن پاسپورت خود یا هر مدرک دیگری دسترسی پیدا کنید. پس به طور کامل با Google Drive آشنا شدید و حالا ماهیت گوگل درایو را شناخته‌اید.

چه فایل هایی در Google Drive قابل آپلود هستند و این سرویس چه محدودیت هایی دارد؟

قبل از اینکه در مورد فایل هایی که می‌توان آن ها را در گوگل درایو آپلود و ذخیره کرد صحبت کنیم بهتر است مهمترین محدودیت سرویس مذکور را برایتان عنوان داریم. در حالت عادی گوگل به شما این امکان را می‌دهد که 15 گیگابایت اطلاعات را در اکانت Google Drive خودتان ذخیره کنید. به بیان دیگر حجم فایل هایی که در اکانت گوگل درایوتان ذخیره می‌کنید، در حالت عادی نباید از 15 گیگابایت بیشتر شود. اگر می‌خواهید حجم بیشتری از اطلاعات را در اکانت Google Drive خودتان ذخیره نمایید باید با پرداخت هزینه اشتراک ماهیانه این سرویس را خریداری کنید که متاسفانه خرید آن توسط ما ایرانی ها امکانپذیر نیست. بنابراین و با توجه به این شرایط شما برای استفاده از گوگل درایو محدود به ظرفیت آپلود 15 گیگابایتی هستند. اما چه فایل هایی در این Google Drive قابل آپلود و ذخیره سازی هستند؟ تقریبا تمام فایل هایی که فکرش را بکنید در این سرویس قابل آپلود خواهند بود. انواع فرمت های مختلف عکس، ویدیو، فایل های PDF، فایل های مایکروسافت آفیس و غیره در گوگل درایو قابل آپلود و ذخیره هستند. در این میان محدودیت های خاصی هم وجود دارد که خیلی حائز اهمیت و جدی نیستند. به عنوان مثال تعداد کاراکتر فایل های داکیومنتی (Documents) که در سرویس گوگل درایو آپلود می‌شوند نباید از 1.02 میلیون باشد یا حجم فایل های گوگل داکز (Google Docs) نمی‌تواند از 50 مگابایت بیشتر شود. فایل های گوگل اسلایدز (Google Slides) هم نمی‌توانند بیشتر از 100 مگابایت حجم داشته باشند.

بنابراین محدودیت های خاصی هم در سرویس Google Drive وجود دارد که اصلی ترین آن ها مربوط به محدودیت حجمی 15 گیگابایتی می‌شود و سایر موارد مجود خیلی مهم یا بهتر بگوییم دست و پا گیر نیستند. اما بهتر است کمی در رابطه با گوگل داکز (Google Docs) صحبت کنیم چون شاید بکار بردن این واژه کمی شما را سردرگم کرده باشد و دقیقا با مفهوم آن آشنا نباشید. گوگل داکز یا داکیومنتز به مجموع فایل های اسناد و مدارک گوگل گفته می‌شود و در واقع پکیجی شبیه به پکیج مایکروسافت آفیس (Microsoft Office) است که شامل فایل هایی همچون ورد (Word)، اکسل (Excel)، پاورپوینت (Powerpoint) و غیره می‌شود. پکیج گوگل داکز شامل فایل های زیر خواهد بود:

سرویس گوگل درایو چیست و چه کاربردی دارد؟ (Google Drive)

  • گوگل داک (Google Doc): فایل گوگل داک در واقع فایلی است که مثل مایکروسافت ورد امکان نوشتن متن و ذخیره متن را فراهم می‌کند. دقت کنید که نام این فایل تقریبا با نام پکیج کامل فایل های گوگل داکز یکسان است و این موضوع گاها منجر به سردرگمی برخی کاربران می‌شود.
  • گوگل شیت (Google Sheet): گوگل شیت فایلی شبیه به مایکروسافت اکسل است که امکان ایجاد فرمول و جداول مختلف را فراهم می‌کند.
  • گوگل اسلایدز (Google Slides): گوگل اسلایدز شبیه به مایکروسافت پاورپوینت بوده و امکان ایجاد اسلاید های مختلف و به وجود آوردن یک پرزنتیشن را محقق می‌سازد.
  • گوگل فرم (Google Form): گوگل فرم در واقع فایلی شبیه به یک فرم آنلاین است و امکان ایجاد نظرسنجی، همه‌پرسی، تحقیق و از این قبیل مسائل را فراهم می‌کند.

فایل های گوگل داکز یکی از اصلی ترین ویژگی های کاربردی سرویس گوگل درایو هستند و به شیوه های خاصی می‌توانند برای هماهنگی های دقیق و آنلاین مابین چندین فرد مورد استفاده قرار گیرند. به عنوان مثال شما می‌توانید با همکاران خود یک گوگل شیت اختصاصی بسازید و لینک دسترسی آن را مابین تمام همکارانتان اشتراک گذاری کنید. در این حالت تمام همکاران شما می‌توانند به آن لیست دسترسی داشته باشند و روی آن ویرایش های مورد نظرشان را انجام دهند. بدین ترتیب یک کار گروهی می‌تواند با دقت بیشتری پیش برود و همه اعضای تیم در یک شیت مستقل که در سرویس ابری Google Drive ذخیره شده است با هم تعامل داشته باشند. بنابراین تصور نکنید که گوگل درایو فقط سرویسی برای آپلود و ذخیره کردن عکس یا ویدئو است، بلکه خدمات گوگل درایو فراتر از این مسئله هستند و به ویژه فایل های داکیومنت این سرویس برای خیلی از شرکت ها نقشی محوری ایفاء می‌کنند. بنابراین با فایل هایی که در گوگل درایو قابل ذخیره سازی هستند آشنا شدید و برخی از محدودیت های این سرویس را هم شناسایی کردید. حالا سوال اینجاست که چطور از گوگل درایو استفاده کنیم؟

چگونه از سرویس Google Drive استفاده کنیم؟

برای اینکه از سرویس گوگل درایو استفاده کنید نیاز به یک اکانت گوگل یا اصطلاحا جیمیل دارید. ساخت اکانت گوگل کار سختی نیست و شما به راحتی می‌توانید این کار را انجام دهید. سعی می‌کنیم در مقاله‌ای مجزا نحوه ساخت اکانت گوگل را هم برایتان شرح دهیم. بعد از اینکه اکانت گوگل ساختید، عملا می‌توانید از سرویس Google Drive هم استفاده کنید و مشخصات اکانت گوگل شما همان مشخصات اکانت گوگل درایو است. استفاده از خدمات گوگل درایو هم از دیگر مرورگر و هم از طریق اپلیکیشن و برنامه هایی که برای سیستم عامل های مختلف ارائه شده‌اند امکانپذیر خواهد بود. برای دسترسی به Google Drive از طریق مرورگر کافیست در گوشی، تبلت، لپ تاپ یا کامپیوترتان مرورگر را اجرا کنید و سایت گوگل درایو بروید. با کلیک بر روی این قسمت به صفحه اصلی Google Drive هدایت می‌شود.

سرویس گوگل درایو چیست و چه کاربردی دارد؟ (Google Drive)

 

سپس روی گزینه Go to Google Drive کلیک می‌کنید و با ارائه مشخصات جیمیل خود وارد پنل گوگل درایو می‌شود که مشابه با عکس فوق است. مهمترین بخشی که در این پنل وجود دارد و احتمالا بیشترین استفاده را از آن خواهید کرد، بخش My Drive است. در این بخش تمام فایل هایی که در اکانت گوگل درایو خودتان آپلود کرده‌اید نمایش داده شده و ذخیره می‌شوند. گزینه های مهم دیگری که در این پنل وجود دارند شامل موارد زیر می‌شوند:

  • بخش My Computer: در این بخش فایل هایی که از کامپیوتر و توسط نرم افزار گوگل درایو به طور مستقیم روی اکانت شما آپلود شده‌اند نمایش داده می‌شود. در ادامه سعی می‌کنیم بیشتر مورد این قابلیت صحبت کنیم.
  • بخش Shared With Me: در این قسمت لیست فایل هایی را مشاهده خواهید کرد که دیگر کاربران سرویس گوگل درایو آن ها را با شما اشتراک گذاری کرده‌اند.
  • بخش Recent: این بخش شامل فایل هایی می‌شود که به تازگی از آن ها استفاده کرده‌اید.
  • بخش Google Photos: در این قسمت عکس هایی را می‌بینید که از طریق برنامه Google Photos موبایل اندرویدی در گوگل درایو آپلود و ذخیره شده‌اند.

بخش های بسیار زیادی در پنل Google Drive وجود دارند که شما با کمی کنجکاوی می‌توانید ماهیت آن ها را درک کنید اما موارد فوق اصلی ترین بخش های موجود در پنل هستند. اما روش دوم دسترسی به پنل گوگل درایو مربوط به برنامه و اپلیکیشن های اختصاصی می‌شود که برای آن توسعه داده شده‌اند. به عنوان مثال اپلیکیشن Google Drive در گوشی های اندرویدی امکان دسترسی سریع به پنل گوگل درایو را به کاربران می‌دهند. این اپلیکیشن به طور پیش فرض روی گوشی های اندرویدی نصب است. برای دسترسی به پنل خود کافیست اکانت گوگلتان در گوشی فعال شود.

سرویس گوگل درایو برای کامپیورترها یا اصطلاحا دسکتاپ هم برنامه اختصاصی خودش را دارد. به عنوان مثال نسخه ویندوزی برنامه گوگل درایو امکان آپلود و همگام سازی خودکار فایل های خاص مورد نظرتان در سرویس Google Drive را می‌دهد. فایل هایی که به این ترتیب با گوگل درایو همگام سازی می‌شوند در بخش My Computer پنل گوگل درایو ذخیره خواهند شد. برای هدایت به صفحه دانلود نسخه ویندوزی برنامه گوگل درایو بر روی این قسمت کلیک کنید. وقتی نسخه ویندوزی برنامه گوگل درایو را روی سیستم خود نصب کردید، برای آپلود هر یک از فایل های مورد نظرتان کافیست که روی پوشه آن کلیک راست کنید و نشانه‌گر موس را بر روی گزینه Google Drive ببرید و سپس گزینه Sync this Folder را انتخاب کنید. بدین ترتیب محتوای آن پوشه به طور خودکار در سرویس گوگل درایو آپلود می‌شوند و همگام سازی اطلاعات آن دو هم به طور خودکار انجام خواهد شد.

سرویس گوگل درایو چیست و چه کاربردی دارد؟ (Google Drive)

استفاده از این ویژگی در برخی مواقع واقعا می‌تواند کاربردی باشد. به عنوان مثال تصور کنید فایل های مهمی در حافظه سیستم (کامپیوتر یا لپ تاپ) شما ذخیره هستند که به هیچ عنوان نباید آن ها را از دست دهید. در این شرایط برای از بین بردن ریسک حذف شدن ناگهانی و ناخواسته فایل های مذکور می‌توانید آن ها را در گوگل درایو خود آپلود و سینک کنید. از آن پس آن فایل ها که در حافظه کامپیوتر ذخیره شده‌اند برای همیشه در بخش MY Computer پنل گوگل درایو شما در دسترس خواهند بود. هر تغییری هم که از طریق کامپیوتر بر روی فایل های داخل آن پوشه اعمال کنید به طور خودکار در گوگل درایو اعمال می‌شوند. بنابراین برای استفاده از سرویس Google Drive هم می‌توانید از طریق مرورگر وارد سایت رسمی گوگل درایو و پنل خود شوید و هم می‌توانید با توجه به دستگاهی که از آن استفاده می‌کنید از نرم افزار یا برنامه مناسب برای ورود به پنل خود استفاده کنید.

قابلیت ها و ویژگی هایی که توسط Google Drive ارائه شده‌اند بسیار متنوع و متعدد هستند و واقعا در یک مقاله نمی‌توان به طور جامع در رابطه با تمام ویژگی های گوگل درایو صحبت کرد. اما لازم می‌دانیم نحوه اشتراک گذاری یک فایل با دیگر کاربران گوگل درایو را برایتان شرح دهیم. به عنوان مثال تصور کنید شما یک گوگل شیت (Google Sheet) برای هماهنگی مابین همکاران خود ایجاد کرده‌اید و حالا می‌خواهید این شیت را با همکارانتان به اشتراک بگذارید تا آن ها هم بتوانند به شیت مذکور دسترسی داشته باشند. برای انجام این کار کافیست پس از مراجعه به پنل اکانت گوگل درایو خود، فایل مورد نظرتان را انتخاب کنید. سپس روی گزینه سبز رنگ گوشه سمت راست صفحه که با عنوان Share مشخص شده کلیک کنید تا پنجره‌ای مشابه با عکس زیر نمایان شود.

حالا می‌توانید به دو شیوه مختلف آن فایل را با دیگر همکارانتان به اشتراک بگذارید تا آن ها هم به فایل مورد نظر دسترسی داشته باشند. در حالت اول کافیست روی گزینه Copy Link کلیک کنید تا یک لینک اختصاصی برای اشتراک گذاری فایل به وجود آمده و کپی شود. سپس این لینک را برای هر فردی که دوست دارید به شیت دسترسی داشته باشد ارسال کنید تا وی با کلیک بر روی لینک بتواند به آن دسترسی پیدا کند. در روش دوم هم می‌توانید در فیلد دوم آدرس ایمیل افرادی که می‌خواهید فایل مورد نظر با آن ها اشتراک گذاری شود را وارد کنید و بر روی گزینه Done کلیک نمایید. در این حالت برای افرادی که ایمیلشان را وارد کرده بودید درخواست ارسال می‌شود و آن ها با کلیک بر روی درخواست دریافت شده می‌توانند به فایل مورد نظرتان دسترسی پیدا کنند. بنابراین با نحوه استفاده از اصلی ترین قابلیت های سرویس گوگل درایو آشنا شدید.

آیا گوگل درایو امنیت مناسبی دارد؟

یکی دیگر از سوالات مهمی که احتمالا در ذهن شما هم ایجاد شده مربوط به امنیت سرویس Google Drive می‌شود. آیا ذخیره کردن اطلاعات در گوگل درایو امنیت لازم را به همراه دارد و اطلاعات شما به سرقت نمی‌روند یا هک نمی‌شوند؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم که ضریب امنیت سرویس گوگل درایو واقعا بالاست و گوگل به خوبی برای حفظ امنیت کاربران تمام تدابیر لازم را در نظر گرفته است. البته بخشی از حفظ امنیت محتوای اکانت هم بر عهده خود کاربر است. به عنوان مثال اگر اطلاعات مهمی دارید نباید مشخصات اکانت گوگل خود را در اختیار هر فردی قرار دهید یا گوشی خود را به دست هر فردی واگذار کنید. بنابراین ما با فرض اینکه شما به مسائل امنیتی که به خودتان مرتبط می‌شوند آگاه هستید پیش می‌رویم. اطلاعاتی که توسط سرویس Google Drive ذخیره می‌شوند از لایه های امنیتی زیر عبور می‌کنند:

  • تمام اطلاعات قبل از خروج از دستگاه و ارسال برای سرورهای Google Drive با سیستم رمزگذاری پیشرفته TLS رمزنگاری می‌شوند. این سیستم رمزگذاری در سایت هایی که از کانکشن HTTPS بهره می‌برند هم ارائه شده و یکی از لایه های امنیتی معتبر است.
  • بعد از اینکه اطلاعات فایل ها به سرورهای گوگل رسید، کدگشایی شده و مجددا با سیستم رمزنگاری پیشرفته 128 بیتی AES رمزگذاری خواهند شد.
  • تمام فایل هایی که با سیستم 128 بیتی AES رمزگذاری شدند مجددا با کلیدها و توالی خاصی کدگذاری خواهند شد تا یک لایه امنیتی دیگر برای حفاظت از آن ها در سرورهای گوگل ایجاد شود.

بنابراین خیالتان از بابت امن بودن سرویس Google Drive راحت باشد و مطمئن باشید اگر خودتان از اکانت خود به خوبی محافظت کنید، هیچ هک . سرقتی از اطلاعات شما به عمل نخواهد آمد. گوگل درایو یکی از امن ترین بستر های مرتبط با سرویس های ذخیره سازی ابری را ارائه می‌کند.

جمع‌بندی

همانطور که مشاهده کردید در این مقاله در رابطه با سرویس گوگل درایو و ماهیت آن صحبت کردیم و سپس نحوه استفاده از آن را برایتان شرح دادیم. همانطور که گفته شد Google Drive یک سرویس ذخیره سازی ابری است که امکان ذخیره کردن اطلاعات در فضای ابری و روی سرورهای مجازی را محقق می‌سازد. هر کاربر در حالت عادی با ساخت یک امانت گوگل می‌تواند 15 گیگابایت اطلاعات را در گوگل درایو خود ذخیره کند و در صورت نیاز با پرداخت هزینه قادر به افزایش این مقدار حجم خواهد بود.